Recent posts
#41
SVB / Re: SVB Dagloon
Last post by Support - September 05, 2018, 02:18:10 AMU bent wettelijk verplicht SVB mutaties formulier uiterlijk de 5e van de maand volgend op de maand waarin mutaties hebben plaatsgevonden in te leveren.
#42
SVB / SVB Dagloon (Curacao)
Last post by Support - September 05, 2018, 01:52:05 AMProbleem
De SVB op Curacao hanteert een complex systeem waarbij de verzekering voor loonderving en de afdracht van de premie niet op dezelfde basis zijn. Hierdoor bestaat de kans dat de SVB een naheffing oplegt.
Oorzaak
De werknemer is verzekerd tegen loonderving op basis van het opgegeven SVB dagloon. De SVB verstaat onder loon iedere uitkering die een werknemer ontvangt als vergoeding voor zijn werk. Hieronder vallen ook toekomstige en variabele vergoedingen zoals provisies, commissies en fooien, loon in natura, gevarentoeslagen, vakantiegeld, bonussen, gratificaties, tantiemes en etc..
De verzekering is dus op basis van een schatting van het gemiddelde te verwachten dagloon.
De maandelijkse aangifte daarentegen moet aan de hand van het werkelijk uitbetaalde loon.
Zolang de schatting van het SVB dagloon en het werkelijk ontvange loon niet te veel afwijken zal er geen actie volgen. Wanneer er sprake is van grote afwijkingen zal de SVB onderzoeken of er sprake is van opzet. Met name indien de schatting (waarop de loonderving gebaseerd wordt) hoger is dan de werkelijkheid (waarover premie betaald wordt) kan een naheffing volgen.
Oplossing
Met het rapport "SVB Mutaties" meld je de werknemers aan en geef je wijzigingen door aan de SVB.
Dit rapport maakt standaard een schatting van het dagloon op basis van de "Vaste looncomponenten", of als de werknemer geen vast salaris heeft: het "Uurloon" vermenigvuldigd met het aantal "Uren / dag", plus eventuele vaste looncomponenten.
Er wordt hierbij geen rekening gehouden met (toekomstige) variabele mutaties, waardoor de verzekerde loonderving doorgaans iets te laag is. Voor uurloners is weer van belang dat het geschatte aantal werkuren overeenkomt met de werkelijkheid, zodat de verzekerde loonderving niet hoger wordt dan het werkelijk uitbetaalde loon.
Gebruik het rapport "Jaaropgaven" > "Controle SVB dagloon" om het verschil te zien tussen het SVB dagloon en het werkelijke loon.
Indien gewenst kan je handmatig een schatting van het SVB dagloon maken en op de "Loon"-tab van de werknemer invullen. Het rapport zal dan altijd het handmatige geschatte dagloon voor het rapport gebruiken.
De SVB op Curacao hanteert een complex systeem waarbij de verzekering voor loonderving en de afdracht van de premie niet op dezelfde basis zijn. Hierdoor bestaat de kans dat de SVB een naheffing oplegt.
Oorzaak
De werknemer is verzekerd tegen loonderving op basis van het opgegeven SVB dagloon. De SVB verstaat onder loon iedere uitkering die een werknemer ontvangt als vergoeding voor zijn werk. Hieronder vallen ook toekomstige en variabele vergoedingen zoals provisies, commissies en fooien, loon in natura, gevarentoeslagen, vakantiegeld, bonussen, gratificaties, tantiemes en etc..
De verzekering is dus op basis van een schatting van het gemiddelde te verwachten dagloon.
De maandelijkse aangifte daarentegen moet aan de hand van het werkelijk uitbetaalde loon.
Zolang de schatting van het SVB dagloon en het werkelijk ontvange loon niet te veel afwijken zal er geen actie volgen. Wanneer er sprake is van grote afwijkingen zal de SVB onderzoeken of er sprake is van opzet. Met name indien de schatting (waarop de loonderving gebaseerd wordt) hoger is dan de werkelijkheid (waarover premie betaald wordt) kan een naheffing volgen.
Oplossing
Met het rapport "SVB Mutaties" meld je de werknemers aan en geef je wijzigingen door aan de SVB.
Dit rapport maakt standaard een schatting van het dagloon op basis van de "Vaste looncomponenten", of als de werknemer geen vast salaris heeft: het "Uurloon" vermenigvuldigd met het aantal "Uren / dag", plus eventuele vaste looncomponenten.
Er wordt hierbij geen rekening gehouden met (toekomstige) variabele mutaties, waardoor de verzekerde loonderving doorgaans iets te laag is. Voor uurloners is weer van belang dat het geschatte aantal werkuren overeenkomt met de werkelijkheid, zodat de verzekerde loonderving niet hoger wordt dan het werkelijk uitbetaalde loon.
Gebruik het rapport "Jaaropgaven" > "Controle SVB dagloon" om het verschil te zien tussen het SVB dagloon en het werkelijke loon.
Indien gewenst kan je handmatig een schatting van het SVB dagloon maken en op de "Loon"-tab van de werknemer invullen. Het rapport zal dan altijd het handmatige geschatte dagloon voor het rapport gebruiken.
#43
Genaral information / The pros and cons of kinsena (...
Last post by Support - July 18, 2018, 02:36:52 AMBi-weekly vs. Monthly
It is possible to pay the employees bi-weekly (kinsena) instead of monthly. Before you decide to opt for bi-weekly, look at the pros and cons.
Cons
1) Instead of 12 times a year, you have to do the payroll administration 26 times a year. This includes: entering overtime and other mutations, processing salaries, checking, printing or e-mailing slips and doing the bank transfers.
2) Tax and premiums must be declared monthly. As a result, you have some months with 2 bi-weekly and some months with 3 by-weekly to pay.
3) Some years have 53 weeks. In those years you have to do an extra run to pay half a bi-weekly at the end of the year.
4) It is not always clear when week 1 starts exactly. Sometimes that can be in December of the previous year. There are also those that believe the start a week is on Sunday, instead of the official international standard which is on Monday (NEN 2772 / ISO 8601). Week 1 always includes January 4th.
5) Employees have payment obligations, such as rent, water and electricity, subscriptions, etc. that have to be done monthly.
6) Management doesn't like to be paid bi-weekly you so also need to setup a additional administration for monthly employees and each month manually add the tax and premiums of the 2 payrolls.
Pros
There exists no good reason for using bi-weekly, other then "that's what we always did".
Conclusion
Bi-weekly salary payments is as outdated as fax machines and bank checks and has no place in a modern payroll administration. Monthly salary payment is always best for the employees. An alternative is 2x per month for all employees, including management.
It is possible to pay the employees bi-weekly (kinsena) instead of monthly. Before you decide to opt for bi-weekly, look at the pros and cons.
Cons
1) Instead of 12 times a year, you have to do the payroll administration 26 times a year. This includes: entering overtime and other mutations, processing salaries, checking, printing or e-mailing slips and doing the bank transfers.
2) Tax and premiums must be declared monthly. As a result, you have some months with 2 bi-weekly and some months with 3 by-weekly to pay.
3) Some years have 53 weeks. In those years you have to do an extra run to pay half a bi-weekly at the end of the year.
4) It is not always clear when week 1 starts exactly. Sometimes that can be in December of the previous year. There are also those that believe the start a week is on Sunday, instead of the official international standard which is on Monday (NEN 2772 / ISO 8601). Week 1 always includes January 4th.
5) Employees have payment obligations, such as rent, water and electricity, subscriptions, etc. that have to be done monthly.
6) Management doesn't like to be paid bi-weekly you so also need to setup a additional administration for monthly employees and each month manually add the tax and premiums of the 2 payrolls.
Pros
There exists no good reason for using bi-weekly, other then "that's what we always did".
Conclusion
Bi-weekly salary payments is as outdated as fax machines and bank checks and has no place in a modern payroll administration. Monthly salary payment is always best for the employees. An alternative is 2x per month for all employees, including management.
#44
Algemeen / De voor en nadelen van kinsena...
Last post by Support - July 18, 2018, 02:06:52 AMKinsena vs Maandelijks
Het is mogelijk de werknemers per kinsena (iedere 2 weken) uitbetalen in plaats van maandelijkse. Kijk voordat je besluit te kiezen voor kinsena naar de voor en nadelen.
Nadelen
1) In plaats van 12 keer per jaar, moet je nu 26 keer per jaar de loonadministratie doen. Dat houdt in: bijwerken van overuren en andere mutaties, salarissen verwerken, controleren, slips uitprinten of e-mailen en bankoverschrijvingen doen.
2) Aangifte van belasting en premies moet maandelijks. Daardoor heb je sommige maanden 2 kinsena's en andere maanden 3 kinsena's die je bij elkaar moet optellen en afdragen.
3) Sommige jaren hebben 53 weken. In die jaren moet je dus een extra run doen om nog een halve kinsena aan het eind van het jaar uit te betalen.
4) Het is niet altijd duidelijk wanneer week 1 precies begint. Soms is dat al in december van het voorgaande jaar. Er zijn ook die vinden dat een week op zondag begint, in plaats van standaard op maandag (NEN 2772 / ISO 8601).
5) Werknemers hebben betalingsverplichtingen, zoals huur, water en elektra, abonnementen, etc. die maandelijks gedaan moeten worden.
Voordelen
Er bestaat geen goede reden om tweewekelijkse betalingen te gebruiken, behalve dan "zo deden we het altijd al".
Conclusie
Tweewekelijkse salarisbetaling is net zo ouderwets als faxapparaten en cheques en horen niet thuis in een moderne salarisadministratie.
Maandelijkse salarisbetaling is altijd het beste voor de werknemers. Een goed alternatief is twee keer per maand voor alle werknemers, inclusief het management.
Het is mogelijk de werknemers per kinsena (iedere 2 weken) uitbetalen in plaats van maandelijkse. Kijk voordat je besluit te kiezen voor kinsena naar de voor en nadelen.
Nadelen
1) In plaats van 12 keer per jaar, moet je nu 26 keer per jaar de loonadministratie doen. Dat houdt in: bijwerken van overuren en andere mutaties, salarissen verwerken, controleren, slips uitprinten of e-mailen en bankoverschrijvingen doen.
2) Aangifte van belasting en premies moet maandelijks. Daardoor heb je sommige maanden 2 kinsena's en andere maanden 3 kinsena's die je bij elkaar moet optellen en afdragen.
3) Sommige jaren hebben 53 weken. In die jaren moet je dus een extra run doen om nog een halve kinsena aan het eind van het jaar uit te betalen.
4) Het is niet altijd duidelijk wanneer week 1 precies begint. Soms is dat al in december van het voorgaande jaar. Er zijn ook die vinden dat een week op zondag begint, in plaats van standaard op maandag (NEN 2772 / ISO 8601).
5) Werknemers hebben betalingsverplichtingen, zoals huur, water en elektra, abonnementen, etc. die maandelijks gedaan moeten worden.
Voordelen
Er bestaat geen goede reden om tweewekelijkse betalingen te gebruiken, behalve dan "zo deden we het altijd al".
Conclusie
Tweewekelijkse salarisbetaling is net zo ouderwets als faxapparaten en cheques en horen niet thuis in een moderne salarisadministratie.
Maandelijkse salarisbetaling is altijd het beste voor de werknemers. Een goed alternatief is twee keer per maand voor alle werknemers, inclusief het management.
#45
Wage Tax / Re: Expat ruling
Last post by Support - July 17, 2018, 02:00:28 AMProblem
The expat ruling must be applied to an employee.
Cause
The employer has received permission from the inspectorate to apply the Expat scheme to the employee.
The expat scheme requires NO special calculation for the wage tax and premiums. The employee has to pay wage tax and premiums, just like any employee.
There are a number of advantages:
a) Elements such as travel, hotel, and refurbishment costs in case of posting abroad and repatriation, compensation for
school of children and wages in kind (fringe benifits) are exempt from tax to a certain level.
b) In case of a nett wage contract the compensation for the wage tax is exempt from tax.
Solution
a) Create a new wage code for each of the exempted remuneration elements to be awarded:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on "Pay code" on the menu bar in the "Add" group.
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new pay code and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
If the exempted remuneration elements return monthly, you can book them on the "Pay" tab under the "Fixed salary components".
b) Place on the "Taxes" tab a check mark at ""Ex-pat".
The expat ruling must be applied to an employee.
Cause
The employer has received permission from the inspectorate to apply the Expat scheme to the employee.
The expat scheme requires NO special calculation for the wage tax and premiums. The employee has to pay wage tax and premiums, just like any employee.
There are a number of advantages:
a) Elements such as travel, hotel, and refurbishment costs in case of posting abroad and repatriation, compensation for
school of children and wages in kind (fringe benifits) are exempt from tax to a certain level.
b) In case of a nett wage contract the compensation for the wage tax is exempt from tax.
Solution
a) Create a new wage code for each of the exempted remuneration elements to be awarded:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on "Pay code" on the menu bar in the "Add" group.
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new pay code and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
If the exempted remuneration elements return monthly, you can book them on the "Pay" tab under the "Fixed salary components".
b) Place on the "Taxes" tab a check mark at ""Ex-pat".
#46
Wage Tax / Expat ruling
Last post by Support - July 17, 2018, 01:49:09 AMProblem
The expat ruling must be applied to an employee.
Cause
The employer has received permission from the inspectorate to apply the Expat scheme to the employee.
The expat scheme requires NO special calculation for the wage tax and premiums. The employee has to pay wage tax and premiums just like any other employee.
But there are a number of advantages:
a) Elements such as travel, hotel, and refurbishment costs in case of a posting abroad and repatriation, compensation for
school of children and wages in kind (fringe benefits) are exempt from tax to a certain level.
b) In case of a nett wage contract the compensation for the wage tax by the employer in is exempt from wage tax.
Solution
a) Create a new untaxed wage code for each of the exempted remuneration elements to be awarded:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on the menu bar in the "Add" group on "Wage code".
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new pay code and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
If the exempted elements return monthly, you can book them on the "Wage" tab under the "Fixed salary components", otherwise you book the at "Mutations"
b) Create a new wage code for the wage tax exempted wage tax allowance:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on "Wage code" on the menu bar in the "Add" group.
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new wage code, for example "TLB - Addition wage tax" and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
AFTER you have processed the employee you will see how much wage tax the employee must pay. Book the wage tax allowance at "Mutations" or on the "Wage" tab under the "Fixed pay components" and re-process the period.
The expat ruling must be applied to an employee.
Cause
The employer has received permission from the inspectorate to apply the Expat scheme to the employee.
The expat scheme requires NO special calculation for the wage tax and premiums. The employee has to pay wage tax and premiums just like any other employee.
But there are a number of advantages:
a) Elements such as travel, hotel, and refurbishment costs in case of a posting abroad and repatriation, compensation for
school of children and wages in kind (fringe benefits) are exempt from tax to a certain level.
b) In case of a nett wage contract the compensation for the wage tax by the employer in is exempt from wage tax.
Solution
a) Create a new untaxed wage code for each of the exempted remuneration elements to be awarded:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on the menu bar in the "Add" group on "Wage code".
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new pay code and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
If the exempted elements return monthly, you can book them on the "Wage" tab under the "Fixed salary components", otherwise you book the at "Mutations"
b) Create a new wage code for the wage tax exempted wage tax allowance:
1) Click on "Company data & Options"
2) Click on "Wage code" on the menu bar in the "Add" group.
3) Click on "Next".
4) Enter a name and a description for the new wage code, for example "TLB - Addition wage tax" and click on "Next".
5) Select type of wage code "Untaxed wage component"
6) Click on "Next" and on "Finish"
AFTER you have processed the employee you will see how much wage tax the employee must pay. Book the wage tax allowance at "Mutations" or on the "Wage" tab under the "Fixed pay components" and re-process the period.
#47
Loonbelasting / Re: Expat regeling
Last post by Support - July 17, 2018, 01:36:58 AMIn tegenstelling tot wat sommige belastingadviseurs abusievelijk zeggen staat nergens in de expat regeling dat de werknemer geen recht heeft op de vaste aftrek voor verwerwervingskosten.
Art. 9 van de inkomstenbelasting:
"De opbrengst in de vorige artikelen omschreven wordt ter berekening van het zuiver bedrag verminderd met
de kosten tot verwerving, inning en behoud der opbrengst
en
met de op de opbrengst rustende lasten, zoals: de bedrijfs- en beroepskosten"
Art. 12 van de expat regeling:
"Artikel 9, eerste tot en met vierde lid, van de Landsverordening op de inkomstenbelasting 1943 is, voor zover het betreft de categorie beroepskosten, niet van toepassing op de werknemer die wordt aangemerkt als een ex-patriate".
De expat werknemer mag dus bij de inkomstenbelasting niet de werkelijke beroepskosten in aftrek brengen, ook al zijn die hoger dan de vaste aftrek voor verwerving. Voor de loonbelasting veranderd er verder niets.
Art. 9 van de inkomstenbelasting:
"De opbrengst in de vorige artikelen omschreven wordt ter berekening van het zuiver bedrag verminderd met
de kosten tot verwerving, inning en behoud der opbrengst
en
met de op de opbrengst rustende lasten, zoals: de bedrijfs- en beroepskosten"
Art. 12 van de expat regeling:
"Artikel 9, eerste tot en met vierde lid, van de Landsverordening op de inkomstenbelasting 1943 is, voor zover het betreft de categorie beroepskosten, niet van toepassing op de werknemer die wordt aangemerkt als een ex-patriate".
De expat werknemer mag dus bij de inkomstenbelasting niet de werkelijke beroepskosten in aftrek brengen, ook al zijn die hoger dan de vaste aftrek voor verwerving. Voor de loonbelasting veranderd er verder niets.
#48
Loonbelasting / Expat regeling
Last post by Support - July 17, 2018, 01:24:48 AMProbleem
Bij een werknemer moet de expat regeling worden toegepast.
Oorzaak
De werkgever heeft het verzoek toegewezen gekregen van de inspectie om de Expat regeling toe te mogen passen bij de werknemer.
De expat regeling vereist GEEN speciale berekening voor de loonbelasting en premies. De werknemer moet gewoon loonbelasting en premies afdragen, net als iedere werknemer.
Maar er zijn wel een aantal voordelen:
a) Vrijgestelde beloningselementen zoals reis- verhuis-, hotel-, en herinrichtingskosten bij uitzending en repatriëring, vergoeding voor
school van kinderen en loon in natura (fringe benifits) tot een bepaalde hoogte.
b) Bij netto-loon afspraken behoeft niet te worden gebruteerd.
Oplossing
a) Maak voor elk van de toe te kennen vrijgestelde beloningselementen een nieuwe looncode:
1) Klik op "Bedrijfsgegevens & Opties"
2) Klik op de menubalk bij de groep "Toevoegen" op "Looncode".
3) Klik op "Volgende".
4) Vul een naam en een omschrijving in voor de nieuwe looncode en klik op "Volgende".
5) Selecteer voor soort looncode "Onbelaste onkosten vergoeding"
6) Klik op "Volgende" en op "Voltooien"
Als de vrijgestelde beloningselementen maandelijks terugkeren kan je ze boeken op de "Loon" tab bij de "Vaste looncomponenten", of anders bij "Mutaties".
b) Plaats op de "Belasting"-tab een vinkje bij "Ex-pat".
Bij een werknemer moet de expat regeling worden toegepast.
Oorzaak
De werkgever heeft het verzoek toegewezen gekregen van de inspectie om de Expat regeling toe te mogen passen bij de werknemer.
De expat regeling vereist GEEN speciale berekening voor de loonbelasting en premies. De werknemer moet gewoon loonbelasting en premies afdragen, net als iedere werknemer.
Maar er zijn wel een aantal voordelen:
a) Vrijgestelde beloningselementen zoals reis- verhuis-, hotel-, en herinrichtingskosten bij uitzending en repatriëring, vergoeding voor
school van kinderen en loon in natura (fringe benifits) tot een bepaalde hoogte.
b) Bij netto-loon afspraken behoeft niet te worden gebruteerd.
Oplossing
a) Maak voor elk van de toe te kennen vrijgestelde beloningselementen een nieuwe looncode:
1) Klik op "Bedrijfsgegevens & Opties"
2) Klik op de menubalk bij de groep "Toevoegen" op "Looncode".
3) Klik op "Volgende".
4) Vul een naam en een omschrijving in voor de nieuwe looncode en klik op "Volgende".
5) Selecteer voor soort looncode "Onbelaste onkosten vergoeding"
6) Klik op "Volgende" en op "Voltooien"
Als de vrijgestelde beloningselementen maandelijks terugkeren kan je ze boeken op de "Loon" tab bij de "Vaste looncomponenten", of anders bij "Mutaties".
b) Plaats op de "Belasting"-tab een vinkje bij "Ex-pat".
#49
Algemeen / Personeelsregister Aruba
Last post by Support - March 24, 2018, 01:28:20 PMProbleem
De Directie Arbeid van Aruba heeft een nieuw digitaal formaat voorgeschreven voor het personeelsregister. Daardoor is het niet meer mogelijk automatisch het personeelsregister aan te maken met Payroll4.
Oorzaak
De Directie Arbeid heeft gekozen als digitaal formaat een 5.5 Megabytes groot Excel bestand dat onmogelijk door een salarisprogrogramma kan worden nagemaakt.
Oplossing
Met met het rapport "Jaaropgaven" > "Personeelsregister Arbeidszorg" in Payroll4 kan je met de Personeelsregister Wizard een CSV personeelsregister aanmaken. Dit bestand kan je daarna automatisch inlezen in ons speciale Excel personeelsregister.
De Directie Arbeid van Aruba heeft een nieuw digitaal formaat voorgeschreven voor het personeelsregister. Daardoor is het niet meer mogelijk automatisch het personeelsregister aan te maken met Payroll4.
Oorzaak
De Directie Arbeid heeft gekozen als digitaal formaat een 5.5 Megabytes groot Excel bestand dat onmogelijk door een salarisprogrogramma kan worden nagemaakt.
Oplossing
Met met het rapport "Jaaropgaven" > "Personeelsregister Arbeidszorg" in Payroll4 kan je met de Personeelsregister Wizard een CSV personeelsregister aanmaken. Dit bestand kan je daarna automatisch inlezen in ons speciale Excel personeelsregister.
#50
Genaral information / Different wage periods
Last post by Support - March 14, 2018, 03:18:34 AMProblem
You want to pay employees according to different wage periods. For example, some of the employees receive their wage on a monthly basis and some receive the wages every two weeks (kinsena).
You want to change the selected wage period from "Monthly" to "Bi weekly", but you can not.
Cause
There is no practical reason to pay employees at different wage periods. It is therefore not possible to change the selected period.
Solution
Pay all employees according to the same wage period. For example, choose between "Monthly" or "2x per month". (The use of "Bi weekly" and "Weekly" should always be avoided. See also: Week 53).
or
Make different companies for different wage periods. With the monthly declaration you have to add up the amounts of the 2 companies yourself.
You want to pay employees according to different wage periods. For example, some of the employees receive their wage on a monthly basis and some receive the wages every two weeks (kinsena).
You want to change the selected wage period from "Monthly" to "Bi weekly", but you can not.
Cause
There is no practical reason to pay employees at different wage periods. It is therefore not possible to change the selected period.
Solution
Pay all employees according to the same wage period. For example, choose between "Monthly" or "2x per month". (The use of "Bi weekly" and "Weekly" should always be avoided. See also: Week 53).
or
Make different companies for different wage periods. With the monthly declaration you have to add up the amounts of the 2 companies yourself.